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Entrevista a Joaquín Peña: «La crisis actual ha supuesto un «salto cuántico» en lo que a digitalización laboral se refiere»

El diario Ciber Sur entrevista Joaquín Peña, Doctor en Ingeniería Informática y profesor en la Universidad de Sevilla  e investigador en productividad personal.

Gracias a sus conocimientos en esta última materia, Joaquín Peña ha dado forma a la Metodología FAST, una serie de consejos y herramientas con las que sacar el máximo rendimiento a la experiencia de trabajar desde casa.

El periodista José Muros recoge sus reflexiones:

En estas semanas en las que muchos trabajadores han tenido que reconvertir sus hábitos para realizar sus labores desde casa, muchos han empezado a hablar de FAST como herramienta para ser más productivo pero, ¿qué es esta metodología?

FAST es el mejor sistema para organizar el trabajo, individual y grupal, adaptado a los tiempos que corren. Lo hemos diseñado en base a estadísticas, trabajo con empresas y resultados de divulgación científica, y ya está siendo utilizado en muchas empresas del Ibex 35. Además, se han realizado más de 300 talleres en los últimos años y hay miles de personas que se están formando actualmente para poner en práctica este método.

¿Cuáles son las claves principales de la Metodología FAST?

Este sistema está estructurado en torno a cuatro grandes bloques: pautas para priorizar el trabajo, en un contexto en el que hay muchas opciones y hay que priorizar qué es prioritario y qué no; otra serie de normas para organizar las tareas individuales y coordinar el trabajo en equipo; pautas para mantener el control de la información que recibimos, a la vez que mantenemos ordenado nuestro estilo de vida (por ejemplo, haciendo deporte o durmiendo bien); y un último bloque para centrar esfuerzos en resolver los objetivos más importantes en un mundo plagado de interrupciones.

A su juicio, ¿cuáles son las ventajas y los inconvenientes que tiene el teletrabajo?

¿Ventajas? Hay muchísimas. En las oficinas abiertas hay muchas interrupciones, que alcanzar hasta el 85% del día si sumas las interacciones con otras personas, de manera física o virtual. Cuando estás en casa es más fácil concentrarse y priorizar mejor las tareas.

También al nivel de reuniones, cuando se celebra una reunión por videoconferencia se tiende a ir más al grano y a ser más eficaces. Por otra parte, estas reuniones obligan a sus participantes a tomar notas y, al disponer de todo por escrito, son capaces de organizarse mejor.

El principal inconveniente que tiene el teletrabajo está relacionado con esta última ventaja: hay que saber autoorganizarse. Es necesario ser estricto con los horarios ya que, al mezclar la parte personal con la profesional, se puede difuminar la frontera entre ocio y trabajo.

¿Qué sectores son los que permiten trabajar desde casa con mayor facilidad?

Todos los que tienen que ver con trabajo de conocimiento. Sectores en los que se trabaja con información y donde existe el nivel de digitalización adecuado. Todo se puede hacer ya digitalmente: reuniones, documentos conjuntos, organización del trabajo, etc.

Incluso sectores en los que es necesaria una interacción directa entre personas se pueden digitalizar: es el caso de los psicólogos o médicos, por ejemplo.

Los ámbitos en los que es más difícil teletrabajar son los relacionados con trabajos manuales, en los que entran en juego bienes físicos.

¿Cuáles son las principales herramientas informáticas que se utilizan para teletrabajar? ¿Son muy específicas o un usuario de a pie ya cuenta con ellas … aunque no lo sepa?

Hay muchas herramientas, pero las más destacadas se pueden aglutinar en tres grupos: las que permite compartir documentos, como Google, Excel, etc; los canales de comunicación para chatear y hacer videoconferencias, al estilo de WhatsApp, Teams o Hangout; y las herramientas de gestión de tareas tipo Microsoft Planner o Trello. Algunas de estas herramientas son gratuitas, o han empezado a ofrecerse de manera gratuita a raíz de la crisis del coronavirus.

La mayor parte de ellas ya las tiene el usuario de a pie y son muy fáciles de utilizar.

¿Qué acogida están teniendo las pautas sobre productividad que difunde por redes sociales y que, incluso, le han llevado a realizar diferentes Masterclasses en YouTube?

Pues la acogida está siendo bastante positiva. Los vídeo en YouTube ya están llegando a las mil visualizaciones, está habiendo bastante difusión en Twitter, y son muchas las personas que me mandan mensajes para darme las gracias.

Visto el recibimiento, tengo claro que esto no puede quedar aquí. Vamos a seguir organizando masterclasses sobre cómo priorizar tareas en momentos de crisis como el actual, o sobre cómo organizar una jornada para mantener el equilibrio emocional y físico a la vez que se sigue siendo productivo.

En esta reconversión forzosa hacia el teletrabajo motivada por la crisis del coronavirus, ¿qué situaciones se está encontrando entre los teletrabajadores?

Me encuentro de todo: desde personas con un bajo nivel tecnológico que tienen que arrancar con herramientas básicas, hasta otras con muchos conocimientos que empiezan a usar aplicaciones y plataformas de lo más novedosas. Llevamos tiempo hablando de la necesidad de digitalizarlo todo, y esto está siendo una digitalización forzosa; hemos dado un “salto cuántico”. Ideas que se planteaban para el futuro se han empezado a implementar en apenas un fin de semana.

Denos algún consejo para trabajar desde casa … y no morir en el intento

Un consejo muy básico es hacer un listado de los proyectos y objetivos que tenemos en marcha, junto con otro de los asuntos personales de los que nos debemos encargar. Hay que saber ordenar estas tareas en base a su importancia , y no dejar nunca de lado la formación.

Cada día, a primera hora, debemos revisar esos proyectos, dedicar un 20% a los más importantes, y un 80% a los restantes. Esos mismos porcentajes los tenemos que mantener a nivel personal de manera que, por la tarde, tengamos un 20% para nosotros (ocio, hobbies, estar en compañía de otras personas, etc) y un 80% para responsabilidades.

También es muy importante realizar actividad física. Es recomendable dedicar entre 10 y 30 minutos, ya que el ejercicio físico aumenta tanto el estado inmune del organismo como el ánimo de quien lo practica.

¿Qué opinión tiene sobre el actual auge del teletrabajo en nuestro país?

Lo que veo, ilusiona. Supone un salto adelante en la forma de trabajar, que va a aumentar la productividad de manera importante, y creo que en España somos muy innovadores y somos capaces de aprovechar las situaciones difíciles para crear; por algo hace 500 años éramos la principal potencia mundial en innovación; yo pienso que, en la actualidad, esa cultura sigue estando ahí.

Puedes acceder aquí al canal donde el profesor difunde sus sesiones sobre productividad: https://www.youtube.com/user/joaquinpena34

Autor: José Muros

Fte.: Cibersur

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